Учет автомобильных расходов

Порядок нужен во всем, хотя многие не понимают его преимущества и экономический эффект. Обычный учёт транспортных расходов и их анализ может привести к невероятным результатам. В большинстве организаций имеются проблемы, которые проявляются в незапланированных покупках, мошенничестве и других подобных случаях. При этом затраты на содержание автопарка постоянно растут. В любом бизнесе необходимы программы, которые позволяют быстро продвигаться к намеченной цели.

Даже без транспортных затрат внедрение минимального учета финансов позволяет существенно снизить издержки предприятия. При этом обычный учёт расходов на автомобиль помогает привести в порядок текущие расходы на транспорт компании. Чаще всего программа для учёта расходов на автомобиль начинает применяться в кризис, когда появляется потребность в серьезном сокращении расходов.

Для обеспечения экономии при эксплуатации служебного транспорта стоит использовать систему управления автомобильным парком с модулем учета всех расходов. Также важным моментом в такой программе является подсчет ключевого показателя, который показывает эффективность транспортного участка. В данном случае речь идет о подсчете стоимости одного километра пути.

Если в компании имеется автотранспорт, учёт, контроль и анализ необходимо проводить обязательно. Наша система позволяет осуществлять учет различных затрат, связанных с эксплуатацией автопарка. Сервис включает, прежде всего, учет расхода топливных ресурсов и ГСМ. Эта обычно основная статья расходов в каждой компании, которая использует в своей деятельности ТС. Они могут быть как арендованными, так и собственными. В показателе стоимости одного километра пути топливо занимает большую часть. Размер этого показателя зависит от сферы деятельности компании.

Также программа учёта расходов на автомобиль имеет интеграцию с топливными картами. Данные в этом случае загружаются в автоматическом режиме. Таким образом можно получить информацию об общем объеме заправленного топлива и стоимости единицы ГСМ.

Еще один источник данных - сведения, полученные с систем GPS/ГЛОНАСС. После обработки информации программа помогает выявить все нарушения при заправке топлива, например, заправку посторонних ТС, недолив бензина на АЗС, обналичивание карт и другие. Затем система подает соответствующие сигналы лицу, которое отвечает за автотранспорт. При совпадении чека и данных датчика уровня топлива их обработка не проводится. Эти данные автоматически фиксируются в качестве проверенных.

Еще одна статья расходов любой компании с автопарком - учет запчастей, жидкостей, масел и расходных материалов. В большинстве случаев этим затратам не уделяется достаточное внимание. В то же время, запчасти и материалы часто продаются водителями или механиками, обеспечивая их дополнительным заработком.

Многие компании с автопарком, в котором имеется 50 или больше транспортных средств, не имеют даже учета запчастей в excel. Они доверяют своим механикам, которые могут запомнить и назвать все приобретенные и использованные для ремонта запчасти, а также их цену во время покупки. Такой самообман приносит компании один вред и убытки.

Иногда во время аудита выясняется, что на складе скапливаются дорогие запчасти. При этом механики никак не могут с ними разобраться. В результате предприятие будет нести большие убытки по причине воровства, потери или повреждения запчастей во время их хранения. Замораживание денег и отсутствие оборота приводит к недополучению прибыли компании, так как они теряются во результате инфляции.

Благодаря применению программы можно систематизировать расходы на служебный транспорт и автоматизировать складской учет. В этой программе можно сохранить всю цепочку движения наименований на складе, начиная от их заказа и заканчивая списанием для проведения ремонта. На любое ТС в электронной книжке сервиса имеются данные о каждой запчасти, которая была использована во время ремонта транспорта. Также в ней отмечаются данные о поставщике, стоимости заказа, пробеге после проведения наряда.

Благодаря нашей системе можно привести в порядок учет шин на любом предприятии.